Aviso Sobre Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su información médica y en qué forma puede acceder usted a dicha información. Por favor, léalo detenidamente.

Fecha de vigencia: 1 de Noviembre de 2018

Fecha original: 4 de abril de 2003
Revisado: 12 de marzo de 2007
Revisado: 1 de noviembre de 2010
Revisado: 1 de septiembre de 2013
Revisado: 1 de noviembre de 2018

El SISTEMA DE SALUD DEL NORMAN REGIONAL (NRHS por sus siglas en inglés – Norman Regional Health System) y sus entidades afiliadas (denominados colectivamente "NRHS") se comprometen a proteger su información médica. Nosotros tenemos la obligación legal de:

Resguardar la privacidad de su información médica;
Entregarle un aviso donde figuren nuestras obligaciones legales y las prácticas de privacidad con respecto a su información médica; y
Atenernos a los términos establecidos en el aviso vigente.
¿Qué es este documento?
Este Aviso sobre Prácticas de Privacidad describe cómo podemos utilizar y divulgar su información médica. También describe sus derechos con respecto a la forma en que usted puede acceder y controlar su información médica.

¿Qué cubre este Aviso?

Este Aviso sobre Prácticas de Privacidad rige para toda la información médica referida a usted que utilizamos para tomar decisiones con respecto a su atención médica y que ha sido generada y conservada por nosotros, incluyendo información sensible, tal como la que se refiere a salud mental, enfermedades transmisibles y abuso de drogas y alcohol. Esto incluye su información médica en forma escrita y electrónica. Es probable que rijan prácticas de privacidad diferentes para la información médica suya creada o guardada por otras personas o entidades.

¿A quién cubre este Aviso?

Este Aviso sobre Prácticas de Privacidad será acatado por todos los empleados del NRHS; todos los profesionales de la salud que le brinden tratamiento en el NRHS; y cualquier miembro de un grupo de voluntarios que preste servicios en el NRHS.

¿Qué harán con mi información médica?

Las siguientes categorías describen la manera en la cual podemos utilizar y divulgar su información médica sin necesidad de obtener su autorización previa. No se enumerarán todos los tipos de uso o divulgación en cada categoría.

Si a usted le preocupa el uso o la divulgación de alguna parte de su información médica, puede solicitar una restricción. Encontrará una explicación de su derecho a solicitar una restricción en la siguiente sección que habla de los derechos de los pacientes.

Tratamiento. Utilizaremos su información médica para brindarle tratamiento y servicios médicos.

Nosotros guardamos la información médica sobre nuestros pacientes en historias clínicas electrónicas lo cual nos permite compartirla con fines de tratamiento. Esto facilita el acceso a dicha información por parte de otros proveedores de la salud que le brinden atención médica.

Por ejemplo: Podemos divulgar su información médica a los médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes y demás personal involucrado en su atención.

Podemos divulgar su información médica para las operaciones de tratamiento realizadas por cualquier otro proveedor de servicios de salud.

Por ejemplo: Podemos enviar una copia de su historia clínica a un médico que la necesite para brindar el seguimiento a su atención médica.

Pago. Podemos usar información médica sobre usted para las actividades relacionadas con el pago. Las actividades comunes a las operaciones de pago incluyen, en forma enunciativa y no limitativa:

Determinar la elegibilidad o cobertura de un plan; y
Operaciones de facturación y cobranzas.

Por ejemplo: Se podrá divulgar su información médica a una aseguradora para obtener el pago de los servicios brindados.

Podemos revelar información médica sobre usted a otro proveedor médico o entidad cubierta para sus actividades relacionadas con las operaciones de pago.

Por ejemplo. Podemos enviar información sobre la cobertura de su plan de salud a un laboratorio externo que necesite dicha información para facturar por servicios de análisis brindados por el laboratorio.

Operaciones. Podemos usar su información médica con fines operativos o administrativos. Esto es necesario para asegurar el funcionamiento de nuestras actividades y garantizar la calidad de la atención médica que reciben los pacientes. Las actividades comunes a las operaciones incluyen, en forma enunciativa y no limitada a:

Realizar evaluaciones de calidad y actividades de mejora;
Revisar la competencia de los profesionales de la salud;
Disponer servicios legales y de auditoría;
Planificación y desarrollo comercial;
Actividades de gestión comercial y administrativas; y
Comunicación con los pacientes para informarles sobre nuestros servicios.

Ejemplos: (1) Podemos usar su información médica para realizar auditorías internas para verificar que se está facturando como corresponde. (2) Podemos usar su información médica para contactarlo/a para realizar una encuesta de satisfacción del paciente o un seguimiento de los servicios brindados.

En determinadas circunstancias, podemos divulgar información médica sobre usted a otro proveedor de servicios de salud o entidad cubierta para sus actividades operativas.

Intercambio de Información en Salud (HIE por sus siglas en inglés - Health Information Exchange). Nosotros podemos participar de un intercambio de información en salud (HIE). Generalmente un HIE es una organización donde los profesionales intercambian información sobre pacientes a fin de facilitar la atención médica, evitar la duplicación de servicios (como por ejemplo los análisis) y reducir la probabilidad de ocurrencia de errores médicos. Al participar en un HIE podemos compartir la información sobre su salud con otros proveedores que participen en el HIE o participantes de otros intercambios de información en salud.. Si usted no quiere que se pueda obtener su información médica a través del HIE, deberá solicitar una restricción utilizando el procedimiento descrito en la sección sobre “Derecho a solicitar restricciones”.

Enfermedades Transmisibles. La ley de Oklahoma sólo permite que se divulgue información sobre enfermedades transmisibles (como el VIH, SIDA, hepatitis, etc.) en los siguientes casos: (i) con el consentimiento por escrito del paciente; (ii) si un juzgado ordena dicha divulgación; (iii) si la divulgación la exige el Departamento de Salud del Estado para proteger al público; (iv) si se le revela a una persona expuesta a dichas enfermedades; (v) si se le exige a los profesionales de la salud, a las agencias estatales pertinentes o a un tribunal para hacer cumplir la ley de Oklahoma; (vi) si se requiere dicha divulgación con fines estadísticos, sin revelar la identidad del paciente, (vii) si se le exige dicha divulgación a proveedores de servicios de salud y sus asociados con fines de diagnóstico y tratamiento; o (viii) si el paciente es un recluso que se encuentra bajo la custodia del Departamento de Correcciones o terceros asociados y dicha divulgación es necesaria para (a) evitar una amenaza grave e inminente para una persona o la población, o (b) permitir que las fuerzas del orden público identifiquen a un individuo sospechado de haberse fugado de una institución correccional.

Asociados comerciales. Podemos revelar su información médica a otras entidades que nos brindan servicios o que los brindan en nombre nuestro, y que requieren que se divulgue información médica de pacientes. Sin embargo, sólo vamos a divulgarla una vez recibida la garantía de que la otra entidad protegerá la información médica de manera apropiada.

Por ejemplo: Podemos contratar a otra entidad para que provea los servicios de transcripción o de facturación.

Alternativas de Tratamiento. Podemos usar y divulgar su información médica para recomendarle o darle información sobre posibles opciones o alternativas de tratamiento que puedan ser de su interés.

Personas involucradas en su atención médica o en el pago de su atención médica. Podemos revelar información médica sobre usted a un amigo, familiar o tutor legal que participe en su cuidado. Podemos informarle a su familia o amigos sobre su estado y que usted se encuentra en el hospital. Además, podemos revelar información médica sobre usted a una entidad que participe en tareas de socorrismo para poder notificar a su familia sobre su estado de salud, su situación y el lugar donde se encuentra.

Beneficios y servicios vinculados a la salud. Podemos usar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios y servicios vinculados a la salud y que pueden ser de su interés.

Directorio. Podemos incluir cierta información sobre usted en nuestro directorio mientras usted sea un paciente del NRHS. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en el NRHS, una descripción general de su patología y filiación religiosa. Se podrá brindar la información que figure en el directorio, excepto la filiación religiosa, a toda persona que pregunte por usted por su nombre. Se podrá brindar su filiación religiosa a miembros del clero, tales como pastores, sacerdotes o rabinos, aunque éstos no pregunten por usted por su nombre. Esto es para que sus familiares, amigos y miembros del clero puedan visitarlo/a en el hospital y saber cómo se encuentra usted en términos generales. Si usted no quiere figurar en nuestro directorio, deberá notificar al personal del NRHS cuando realice el trámite de admisión al hospital. Le van a pedir que complete un formulario indicando que no quiere que lo/la incluyan en el mismo.

Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos podemos divulgar información médica a las organizaciones dedicadas a la obtención de órganos, trasplante de órganos, ojos o tejidos y bancos de órganos, según corresponda, con el propósito de facilitar la donación y trasplante de órganos y tejidos.

Investigación. Podemos usar y revelar información médica sobre usted a los investigadores. En muchas circunstancias, deberá firmar un formulario autorizándonos específicamente a usar y/o revelar su información médica para una investigación. Sin embargo, hay ciertas excepciones. Se podrá divulgar su información médica a los investigadores sin su autorización si un comité especial ha decidido que se puede renunciar a o modificar el requisito para dicha autorización. Este comité tiene el deber de garantizar que esta divulgación no represente un riesgo para su privacidad o bien que se están tomando medidas para proteger su información médica. También podrá divulgarse su información médica a los investigadores para que puedan prepararse para desarrollar un proyecto de investigación, siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones. La información médica sobre personas fallecidas puede divulgarse sin autorización en determinadas circunstancias. Podrá divulgarse cierta información médica limitada a un investigador que haya firmado un acuerdo prometiendo proteger la información que le sea revelada.

Recaudación de fondos. Podemos usar su información médica para ponernos en contacto con usted en el futuro para recaudar fondos para el NRHS. Podemos divulgar información médica a una fundación vinculada al NRHS a fin de que dicha fundación pueda contactarse con usted para recaudar dinero en nombre nuestro. Sólo revelaremos cierta información limitada, como su nombre, domicilio y número de teléfono, las fechas en que recibió tratamiento o se le brindaron servicios en el NRHS, el departamento donde le fueron provistos esos servicios, el médico tratante y en qué situación se encuentra su seguro de salud a los fines de recaudar fondos. Cada solicitud incluirá información sobre lo que debe hacer para no recibir más notificaciones del NRHS sobre recaudación de fondos. También puede notificar al NRHS por escrito, dirigiéndose al Norman Regional Health Foundation, P.O. Box 1308, Norman, Oklahoma 73070-1308 informando que no quiere recibir más comunicaciones sobre recaudación de fondos.

¿Hay alguna situación en la cual ustedes pueden utilizar y revelar mi información médica sin mi consentimiento?

Sí. Las siguientes categorías describen la manera en la cual tendríamos la obligación de utilizar y divulgar su información médica sin su consentimiento. No se enumerarán todos los posibles usos o divulgaciones en cada categoría.

Cumplimiento de la ley. Podemos revelar su información médica cuando debamos dar cumplimiento a las leyes federales, estatales o locales.

Ejemplos: (1) Podemos divulgar su información médica para temas de indemnización laboral u otros programas similares. (2) La ley nos exige denunciar aquellos casos en los que se sospecha la existencia de abuso o descuido. Estas denuncias podrían incluir su información médica.

Información sobre personas fallecidas. Podemos divulgar su información médica después de su muerte a un representante personal, conforme a la definición que figura en la legislación estatal. También se podrá revelar la misma a familiares u otras personas que intervienen en su atención médica, en la medida que la legislación estatal lo permita, al menos que esto sea contrario a las preferencias que usted nos haya expresado anteriormente y que sean de nuestro conocimiento. También podemos divulgar información médica sobre un paciente fallecido sin necesidad de autorización, a un proveedor de servicios de salud que esté brindando tratamiento a un pariente sobreviviente por una patología similar, tal como una enfermedad heredada.

Seguridad Pública. Podemos usar y revelar información médica sobre usted cuando sea necesario para evitar hechos que suponen una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad de otra persona o de la población. Dicha información se compartirá únicamente con la persona capaz de ayudar a evitar la amenaza.

Salud Pública. Podemos revelar información médica sobre usted en relación a actividades de salud pública a fin de:

Evitar o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad.;
Informar sobre nacimientos y muertes;
Denunciar casos de abuso, descuido o violencia, tal como lo exige la ley;
Informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con algún producto;
Notificar al público cuando se retiran productos del mercado que puedan estar utilizando; o
Notificar a una persona que puede haber estado expuesta a alguna enfermedad o que esté en riesgo de contraer o contagiar una enfermedad o patología.

Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA por sus siglas en inglés). Podemos divulgar a la FDA y a los fabricantes información médica relativa a efectos adversos vinculados con alimentos, suplementos, productos o defectos de productos, o información derivada de la vigilancia posterior a la comercialización, que permita la recuperación, reparación o reemplazo de productos.

Actividades de supervisión sanitaria. Podemos divulgar información médica a un organismo de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y certificaciones.

Juicios y Disputas. Si usted está envuelto/a en un juicio o disputa, podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. En circunstancias limitadas, podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una orden de comparecencia o un pedido de presentación de pruebas.

Fuerzas del orden público. Podemos divulgar información médica si nos la solicita un agente del orden público:

En respuesta a una orden o mandamiento judicial, orden de comparecencia u otro procedimiento similar;
Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida;
Sobre la víctima de un delito si, en determinadas y limitadas circunstancias, no podemos obtener el acuerdo de la persona;
Sobre una muerte que creemos puede ser resultado de una conducta delictiva;
Sobre una conducta delictiva en el hospital; y
En circunstancias de emergencia para denunciar un delito; el lugar de un delito o la ubicación de las víctimas; o la identidad, descripción o lugar donde se encuentra la persona que cometió el delito.

Médicos forenses y directores de funerarias. WPodemos revelar información médica a un médico forense.

Seguridad nacional y Actividades de inteligencia. Podemos revelar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Servicios de protección para el Presidente y otros. Podemos revelar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados a fin de que puedan brindar protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a un Jefe de Estado o de Gobierno extranjero, o bien para llevar a cabo investigaciones especiales.

Militares/Veteranos de guerra. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica según lo requieran las autoridades del comando militar.

Reclusos. Si usted está encarcelado en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario u organismo del orden público, podemos revelarle su información médica a la institución correccional o al funcionario u organismo del orden público.

¿Qué pasa si ustedes quieren utilizar y/o divulgar mi información médica para algún otro fin que no esté cubierto por este Aviso?

Debemos obtener una autorización aparte y específica de usted para utilizar y/o revelar su información médica para cualquier fin que no esté cubierto por este aviso o las leyes pertinentes.

Si usted nos otorga una autorización para usar o revelar su información médica, puede revocarla en cualquier momento, pero por escrito. Si la revoca, no usaremos ni divulgaremos dicha información médica por las razones incluidas en la autorización. Sin embargo, la revocación no se aplicará a las divulgaciones ya realizadas por nosotros bajo el amparo de su autorización.

Se requiere su autorización para los siguientes fines:

Notas de psicoterapia. Nosotros debemos obtener su autorización para
usar o divulgar notas guardadas por un profesional del área de salud mental en
relación a sesiones de psicoterapia.
Venta de información médica. Debemos obtener su autorización prácticamente cada vez que tengamos la intención de vender su información médica, salvo raras excepciones.
Comercialización. Debemos obtener su autorización para comunicarnos con usted sobre un producto o servicio en particular prácticamente cada vez que nos pagan para establecer esta comunicación, salvo contadas excepciones.

¿Cuáles son mis derechos con respecto a mi información médica?

Usted goza de los siguientes derechos con respecto a la información médica que guardamos sobre usted. Nos debe enviar una solicitud por escrito para ejercer cualquiera de estos derechos. Puede contactar a nuestro departamento de historias clínicas o al Funcionario Responsable de la Privacidad para obtener el formulario que deberá utilizar para ejercer los derechos que se mencionan a continuación.

Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información médica utilizada para tomar decisiones sobre su salud. Nosotros le brindaremos acceso a su información médica en la forma o formato que usted solicite, siempre y cuando esté disponible en dicho formato. Podremos cobrarle un importe por los costos asociados a dicho pedido incluyendo el costo de copias, franqueo, u otros insumos, de acuerdo con la ley estatal. En determinadas circunstancias, podremos denegarle el pedido de inspeccionar y/o copiar su información médica. Si se le niega el acceso, podrá solicitar la revisión de la negativa.. Un profesional médico con licencia, elegido por nosotros, revisará su solicitud y la negativa. La persona encargada de realizar la revisión no será la misma que le negó su solicitud original. Nosotros acataremos el resultado de la revisión.

Derecho a modificar. Si usted considera que la información médica que creamos es incorrecta o está incompleta, puede enviar una solicitud de enmienda siempre que nosotros conservemos la información. Deberá especificar un motivo para respaldar la modificación solicitada.

Podremos denegarle su solicitud de enmienda si no se realiza por escrito o no incluye un motivo para respaldar la solicitud. Además, podemos denegar su pedido si solicita que se modifique información que:

No fue creada por nosotros, al menos que la persona o la entidad que la crearon no estén disponibles para realizar la modificación;
No es parte de la información que mantenemos;
No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar;
Es exacta y completa.

Derecho a un detalle de divulgaciones Usted tiene derecho a solicitar una copia gratuita del “detalle de divulgaciones” cada 12 meses. Ésta es una lista de ciertas divulgaciones efectuadas de su información médica. Existen varias categorías de divulgación que no tenemos obligación de enumerar en este detalle. Por ejemplo, no tenemos que registrar divulgaciones autorizadas. Su solicitud debe especificar un período de tiempo, que no puede superar los 6 años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003.

Si usted solicita más de un detalle en un período de 12 meses, podremos cobrarle los costos incurridos para entregarle esta lista. Le notificaremos sobre los costos involucrados y usted podrá optar en ese momento por retirar o modificar su solicitud antes de que se incurra en gastos.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la información médica suya que usamos o divulgamos al menos que el uso y/o la divulgación por parte nuestra sea requerido por la ley. Usted también tiene derecho a solicitar que se limite la información médica que divulguemos sobre usted a alguien que interviene en su atención médica o el pago de la misma., como un familiar o amigo/a. Usted puede solicitar una restricción si no quiere que divulguemos su información a un HIE.

No tenemos obligación de aceptar su solicitud salvo que esté solicitando una restricción de información a su plan médico y esté dispuesto/a a pagar el tratamiento médico de su bolsillo. Si estamos de acuerdo con la restricción, cumpliremos con su pedido, salvo que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia.

En su solicitud deberá indicar:

El tipo de restricción que desea y la información que desea restringir; y
Quién o quiénes están sujetos a los límites que desea aplicar, por ejemplo, su cónyuge.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted con referencia a temas médicos de determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que lo/la contactemos únicamente en el trabajo o por correo.

Se tomarán en cuenta todas las solicitudes razonables. Su solicitud deberá especificar cómo o dónde desea ser contactado/a.

Derecho a una copia impresa de este Aviso. Usted tiene derecho a una copia impresa de este aviso. Siempre podrá obtener una copia de este aviso en nuestro departamento de historias clínicas.

¿Ustedes pueden cambiar este aviso?

Nos reservamos el derecho de modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de que el aviso revisado o modificado rija para la información médica que ya tenemos sobre usted, al igual que toda la información que recibamos en el futuro. Se colocarán copias de este aviso en lugares visibles del NRHS y usted podrá obtener una copia cada vez que visite el NRHS.

¿Qué pasa si mi información médica la utiliza o se le divulga a una persona o entidad que no debería tener acceso a la misma?

Tenemos la obligación de notificarle sobre cualquier adquisición, acceso, uso o divulgación de su información médica que sea contraria a la ley federal que regula la protección de la información médica (conocida como HIPAA).

¿Qué debo hacer si tengo alguna pregunta o deseo denunciar un problema?

Si cree que se han violado sus derechos a la privacidad, puede presentarnos su queja o bien dirigirla a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentarnos su queja o si desea obtener información adicional sobre nuestras prácticas de privacidad, puede contactar a la Oficina de Privacidad del NRHS, llamando al (405) 307-1405 o bien por correo dirigido a: NRHS Privacy Officer - 901 N Porter Ave, Norman, OK 73071. Si desea dirigir su queja a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos, la misma deberá enviarse dentro de los 180 días a contar de la fecha que usted haya tenido o debido tener conocimiento de los hechos que dieron lugar a dicha queja. La misma deberá presentarse por escrito. Para mayor información sobre el procedimiento para presentar una queja, visite la página web de la Oficina de Derechos Civiles: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/index.html o puede ponerse en contacto con nuestro Funcionario responsable de Privacidad para obtener información de contacto actualizada. No será sancionado/a por la presentación de la queja.

La Discriminación Es Ilegal.
NRHS cumple con las leyes federales de derechos civiles aplicables y no discrimina por motivos de raza, color, nacionalidad, edad, discapacidad o sexo. NRHS no excluye a las personas ni las trata de forma diferente debido a su origen étnico, color, nacionalidad, edad, discapacidad o sexo.

NRHS:
1) Proporciona asistencia y servicios gratuitos a las personas con discapacidades para que secomuniquen de manera eficaz con nosotros, como los siguientes:

Intérpretes de lenguaje de señas capacitados.
Información escrita en otros formatos (letra grande, audio, formatos electrónicosaccesibles, otros formatos).

2) Proporciona servicios lingüísticos gratuitos a personas cuya lengua materna no es el inglés,como los siguientes:

Intérpretes capacitados.
Información escrita en otros idiomas.

Si necesita recibir estos servicios, comuníquese con Enlace con el paciente.

Si considera que NRHS no le proporcionó estos servicios o lo discriminó de otra manera por motivos de origen étnico, color, nacionalidad, edad, discapacidad o sexo, puede presentar un reclamo a la siguiente persona: Enlace con el paciente, 901 N. Porter, Norman, OK 73071, teléfono 405-307-1060, fax 405-307-1433, correo electrónico NonDiscrimination@nrh-ok.com. Puede presentar el reclamo en persona o por correo postal, fax o correo electrónico. Si necesita ayuda para hacerlo, Enlace con el paciente está a su disposición para brindársela.

También puede presentar un reclamo de derechos civiles ante la Office for Civil Rights (Oficina de Derechos Civiles) del Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos) de EE. UU. de manera electrónica a través de Office for Civil Rights Complaint Portal, disponible en https://ocrportal.hhs.gov/ocr/portal/lobby.jsf, o bien, por correo postal a la siguiente dirección o por teléfono a los números que figuran a continuación:

U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, SW
Room 509F, HHH Building Washington, D.C. 20201
1-800-368-1019, 800-537-7697 (TDD)
Puede obtener los formularios de reclamo en el sitio web
http://www.hhs.gov/ocr/office/file/index.html.